Toplantı Yönergesi

TÜRKİYE ENDOKRİNOLOJİ VE METABOLİZMA DERNEĞİ
TOPLANTI YÖNERGESİ
 
AMAÇ
Madde 1 - Bu yönerge, Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Derneğinin yönetim ve sorumluluğunda düzenlenen ya da Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Derneği tarafından desteklenen bilimsel toplantılarda temsil kuralları, yetki tanımı ve düzenlenme ilkeleri ile endokrinoloji ve metabolizma hastalıkları eğitim etkinliklerinin düzenleme kurallarını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

KAPSAM
Madde 2 - Bu yönerge Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Derneği organlarınca düzenlenecek ya da desteklenecek olan ulusal veya uluslararası nitelikte bilimsel toplantıları, eğitime yönelik bütün etkinlikleri kapsar.

SÜREKLİ YILLIK BİLİMSEL TOPLANTILAR
Madde 3 - TEMD’in doğrudan yönetim ve sorumluluğunda olan TEMD Yönetim Kurulu Başkanı başkanlığında her yıl sürekli düzenlenen üç bilimsel toplantı vardır:

1. Türkiye Endokrinoloji ve Metabolizma Hastalıkları Kongresi (TEMHK): Her yıl ulusal kongre, düzenleme asgari koşullarını karşılayan bir kentte düzenlenir. Bir önceki kongrenin bitiminden itibaren yeni TEMHK süreci başlar. TEMD Başkanı aynı zamanda kongre başkanıdır. Kongre bilimsel sekretaryası en az biri Yönetim Kurulu üyesi olmak üzere iki TEMD üyesinden oluşur ve Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. TEMD Kongresi Bilimsel Kurulu, TEMD çalışma grubu başkanları ve çalışma grupları tarafından belirlenen birer üyeden oluşturulur. TEMD Yönetim Kurulu, bilimsel kurula üye önerebilir ve dahil edebilir. Kongre şartnamesi, kongre sekreterleri tarafından hazırlanır ve Yönetim Kurulu onayına sunulur. Onay sonrası kongre organizasyon şirketini belirlemek için ihaleye çıkılır. Kongre organizasyon şirketi, ihale sürecini takiben TEMD Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.
2. ENDOKURS® Mezuniyet Sonrası Eğitim Kursu: Her yıl TEMD Yönetim Kurulunun belirleyeceği şehirde ve tarihte düzenlenir. Bir önceki kursun bitiminden itibaren yeni ENDOKURS® süreci başlar. TEMD Başkanı aynı zamanda ENDOKURS® başkanıdır. ENDOKURS® bilimsel sekretaryası biri Yönetim Kurulu üyesi, diğeri ENDOKURS®’un yapılacağı şehirdeki TEMD üyelerinden biri olmak üzere iki kişiden oluşur ve Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. ENDOKURS® Bilimsel Kurulu, TEMD çalışma grubu başkanlarının önereceği birer üye ve TEMD Yönetim Kurulunun belirleyeceği 3 üyeden oluşur. Kurs şartnamesi kurs sekreterleri tarafından hazırlanır ve Yönetim Kurulu onayına sunulur. Onay sonrası kurs organizasyon şirketini belirlemek için ihaleye çıkılır. ENDOKURS® organizasyon şirketi, ihale sürecini takiben TEMD Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. 
3. Türkiye Tiroid Hastalıkları Kongresi: İki yılda bir TEMD Yönetim Kurulunun belirleyeceği şehirde ve tarihte düzenlenir. Bir önceki kongrenin bitiminden itibaren yeni kongre süreci başlar. TEMD Başkanı aynı zamanda kongre başkanıdır. Kongre bilimsel kurul başkanı Tiroid Çalışma Grubu başkanıdır. Kongre bilimsel kurul sekretaryası çalışma grubundan bir üye ve bir Yönetim Kurulu üyesinden oluşur. Türkiye Tiroid Hastalıkları Kongresi Bilimsel Kurulu, Tiroid Çalışma Grubu üyelerinden oluşturulur. TEMD Yönetim Kurulu, bilimsel kurula üye önerebilir ve dahil edebilir. Kongre şartnamesi, kongre sekreterleri tarafından hazırlanır ve Yönetim Kurulu onayına sunulur. Onay sonrası kongre organizasyon şirketini belirlemek için ihaleye çıkılır. Kongre organizasyon şirketi, ihale sürecini takiben TEMD Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.

ÇALIŞMA GRUBU TOPLANTILARI
Madde 4 - TEMD bünyesindeki her çalışma grubu Türkiye’nin farklı bölgelerindeki eğitim ihtiyaçlarını gözetecek şekilde, kendi alanlarını içeren konularda yılda 1 veya 2 adet eğitim faaliyetini (kurs, sempozyum) farklı şehirlerde gerçekleştirebilir. Yüz yüze katılımcıların toplantı yapılan şehir ve çevre illerden gelmesi planlanmalı, bölge dışındaki katılımcılar için çevrimiçi yayın seçeneği de sunulmalıdır.

1. Çalışma gruplarının düzenlemeyi planladığı eğitim faaliyetleri her yılın başında TEMD Yönetim Kurulunun onayına sunulur.
2. Sempozyum, kurs vb. eğitim faaliyetleri için bir Düzenleme Kurulu oluşturulur. Düzenleme Kurulunda TEMD Yönetim Kurulundan en az bir kişi bulunur. Ayrıca Çalışma Grubu Başkanı, Çalışma Grubu Başkan Yardımcısı ve varsa faaliyetin düzenleneceği şehirdeki dernek üyelerinden bir veya birkaçı Düzenleme Kurulunda yer alır. Düzenleme Kurulu Üyelerinin isimleri, eğitim faaliyetinin duyuru afişinde yer alır.
3. Düzenleme Kurulu faaliyetin her türlü işleyişini üstlenir. Eğitim faaliyetinin bilimsel içeriği ve bütçesi Düzenleme Kurulu tarafından belirlenir ve faaliyetin gerçekleşmesinden en az iki ay önce TEMD Yönetim Kurulu tarafından onaylanır.
4. Düzenleme Kurulu bilimsel içeriği kendi üretebilir veya ayrı bir Bilimsel Kurul oluşturabilir. Oluşturulacak Bilimsel Kurulda çalışma grubu üyeleri ağırlıklı olmak üzere faaliyetin düzenleneceği şehirdeki dernek üyeleri de yer alabilir.
5. Eğitim faaliyetinde Düzenleme Kurulunda TEMD Yönetim Kurulu adına bulunan Yönetim Kurulu Üyesi faaliyetin düzenlenmesinde bilimsel, etik, teknik ve mali yönden danışman konum üstlenir.
6. Faaliyet sırasında biri toplantı salonunda, diğeri toplantı salonunun dışında olmak üzere en az 2 adet TEMD flaması bulundurmak zorunludur.
7. Yapılacak eğitim faaliyetinin teknik ve mali yükümlülükleri TEMD Yönetim Kurulu’nun bilgisi ve yetkisi dahilinde ilgili Çalışma Grubunun Başkan ve Başkan Yardımcısı sorumluluğundadır. Eğitim faaliyetinin ayrıntılı mali tablosu (gelir ve gideri) faaliyet bitiminde TEMD Yönetim Kuruluna sunulur.

TÜRKİYE ENDOKRİNOLOJİ VE METABOLİZMA DERNEĞİNİN DESTEKLEDİĞİ BİLİMSEL TOPLANTILAR
Madde 5 - TEMD, ülkemizdeki tüm endokrinoloji uzmanlarını bünyesinde toplayan bir sivil toplum kuruluşudur.  Bu nedenle üyeleri tarafından gerçekleştirilen ve TEMD logosu kullanılacak faaliyetler, aşağıdaki kurallar çerçevesinde icra edilebilir:

1. Derneğimizin tek bir üyesi veya üyelerinden oluşan bir grup TEMD logosunu kullanarak yapmak istediği faaliyetleri bir dilekçe ile uluslararası toplantılarda en az 6 ay öncesinden, ulusal toplantılarda en az 3 ay öncesinden TEMD Yönetim Kuruluna bildirir.
2. Yönetim Kurulu bilimsel faaliyetin konusu ile ilgili çalışma grubunu yetkilendirir ve başvuruda bulunan üyeler ile çalışma grubunun koordinasyonunu sağlar. Multidisipliner konularda karar Yönetim Kurulu yetkisindedir.
3. Grupların ortak çalışmasıyla oluşturulan faaliyetlere destek vermek tamamen TEMD Yönetim Kurulunun yetkisindedir.
4. TEMD Yönetim Kurulu tarafından uygun bulunan faaliyetlerin bilimsel programı Yönetim Kurulu tarafından incelenip onaylandıktan sonra TEMD logosu kullanılabilir.
5. TEMD Yönetim Kurulu hukuki haklarını gerekli gördüğü durumlarda taraflarla resmi sözleşme yaparak güvence altına alır.
6. Düzenlenecek toplantının düzenleme kurulunda TEMD Yönetim Kurulu başkanının bulunması, açılış programında konuşmacı olması, TEMD Yönetim Kurulu Başkanının bulunamadığı durumlarda TEMD Yönetim Kurulu üyelerinden birinin bulunması ve açılış programında konuşmacı olması zorunludur.
7. Faaliyetin geliri ve gideri hesaplandıktan sonra oluşan bir kar varsa TEMD’e eğitim faaliyetlerinde kullanılmak üzere aktarılır. Oluşan bir zarar varsa bu zararın karşılanmasında TEMD’in herhangi bir yükümlülüğü yoktur.

 
Madde 6 - TEMD kendi düzenlediği bilimsel toplantılar dışında, tüzüğünde tanımlanan amaç ve hedeflere uygun olması koşuluyla istekte bulunan diğer dernek, vakıf ve birliklerin bilimsel toplantılarına bilimsel ya da temsili destek verebilir. İstekte bulunan bilimsel toplantı düzenleme kurullarının TEMD Yönetim Kuruluna yazılı başvuruda bulunması gerekir. Başvurulara ilişkin kararlar TEMD Yönetim Kurulu tarafından alınır. TEMD’in bilimsel toplantılara destek vermesi için toplantının düzenleme kurulunda TEMD Yönetim Kurulunun önerdiği en az bir TEMD üyesinin yer alarak karar alma süreçlerine katılması ve TEMD’in bilimsel toplantıya ilişkin maddi konularda hiçbir sorumluluk almaması gerekir.
 

ULUSLARARASI BİLİMSEL TOPLANTILAR
Madde 7 - TEMD, tek başına veya başka kurum ya da kuruluşlar ile işbirliği yaparak uluslararası katılımlı kongre, sempozyum veya benzeri bilimsel toplantılar düzenleyebilir.

1. TEMD tarafından öneri götürülmesi veya başvuru yapılmasına karar verilmesi, öneri başka ülke derneği veya uluslararası birliğinden geliyorsa, önerinin değerlendirilmesi, kabul veya ret edilmesi TEMD Yönetim Kurulunun yetkisindedir.
2. Yapılacak uluslararası bilimsel toplantılarda uygulanacak kurallar ve toplantıdan doğacak gelirin ya da düzenlemenin herhangi bir nedenle zarar etmesi durumunda zararın paylaşımı, diplomatik eşitlik ilkeleri ve bu yönetmeliğin esasları göz önünde tutularak TEMD ile işbirliği yapan meslek örgütünün yetkili kurulları arasında yapılacak bir protokol ile belirlenir. İşbirliği protokolünü hazırlamak ve imzalamakla TEMD adına Yönetim Kurulu yetkilidir.
3. Ortak düzenlenecek uluslararası toplantının düzenleme kurulunda TEMD Yönetim Kurulu başkanının bulunması, açılış programında konuşmacı olması, TEMD Yönetim Kurulu başkanının bulunamadığı durumlarda TEMD Yönetim Kurulu üyelerinden birinin bulunması ve açılış programında konuşmacı olması zorunludur. Bunun dışında kimlerin düzenleme kurulunda yer alacağına Yönetim Kurulu karar verir.

Bu yönerge, TEMD Yönetim Kurulunun 07.08.2023 tarihinde yaptığı toplantıda aldığı karar ile yayınlanmaya başladığı 09.08.2023 tarihinde yürürlüğe konulmuştur.